使用 Word 邮件合并读取 Excel 名单，插入姓名、部门和日期字段，预览后批量生成个性化通知文档。
开始前先确认范围
Excel 名单第一行必须是唯一字段名，每行代表一个收件人。关闭 Excel 文件后再连接，日期和编号列应使用一致的数据类型。
按顺序完成操作
- 在 Word 中准备一份不含个人信息的通知正文模板。
- 选择邮件合并类型为信函并连接 Excel 名单。
- 在对应位置插入姓名、部门、日期等合并域。
- 使用预览结果逐条检查长姓名、空值和日期格式。
- 完成合并到新文档，抽查后再打印或导出。
关键设置怎么选
| 项目 | 建议 | 原因 |
|---|---|---|
| 数据源 | 一行一人、一列一字段 | 便于筛选和映射 |
| 空字段 | 提前定义显示规则 | 避免正文出现多余空格 |
| 输出方式 | 先合并到新文档 | 可以复核后再发送 |
常见问题与处理
- 日期显示为数字时需在域代码或数据源中统一格式。
- 字段名变化会导致合并域失效。
- 不要直接群发未预览的数据，避免错配个人信息。
完成后如何验收
- 随机核对首条、中间和末条记录。
- 统计合并页数或文档数是否与筛选人数一致。
- 检查空值记录和重复姓名。
版本与安全提示
批量通知涉及个人信息时，应限制名单访问权限，并在发送前由第二人抽样复核。
参考资料
- Microsoft Word 帮助：使用邮件合并创建批量信函。
- 办公技巧批量处理规范：数据源校验与输出抽查。
Excel里显示为“12,580.00”的金额，合并到Word后可能变成12580或12580.0000001，因为Word读取的是底层数值而不是Excel单元格外观。遇到这一具体需求时，可继续查看Word邮件合并金额格式不对：MERGEFIELD保留小数和千位符。